Il n’existe pas de solution unique pour organiser au mieux la vie au travail. La réponse, différente pour chaque entreprise, sera basée sur les rôles de chacun, le degré de collaboration nécessaire et l’emplacement actuel des bureaux, entre autres facteurs.
Même au sein d’une entreprise, la réponse peut être différente selon les zones géographiques, les activités et les fonctions. Des choix difficiles se présenteront et les dirigeants de l’entreprise doivent avoir conscience de l’effort demandé.
Voici quelques conseils sur comment bien s’organiser et quelles mesures prendre pour réinventer nos espaces de travail.
1. Revoir la façon dont le travail est effectué
Au cours des différents confinements, les entreprises se sont adaptées pour continuer à collaborer et faire en sorte que les processus les plus importants puissent être poursuivis à distance.
La plupart ont simplement transposé les processus existants dans des contextes de travail à distance, en imitant ce qui avait été fait avant la pandémie. Cela a bien fonctionné pour certaines entreprises, mais pas pour d’autres.
Les entreprises doivent identifier les points les plus importants pour chaque activité, zone géographique et fonction majeure, et les repenser entièrement, souvent avec la participation des employés. Cet effort doit tenir compte de leur développement professionnel (par exemple, être physiquement présent au bureau au début et travailler à distance par la suite) et des différentes étapes des projets (par exemple, être physiquement présent au bureau pour la planification initiale et travailler à distance pour l’exécution).
Auparavant, par exemple, il était possible de développer des idées en organisant une réunion, en faisant un brainstorming sur un tableau, et en chargeant quelqu’un d’affiner les idées obtenues. Un nouveau processus peut inclure une période de brainstorming sur un canal numérique et l’incorporation d’idées provenant de toute l’organisation, suivie d’une période de plusieurs heures de débat et d’affinage lors d’une vidéoconférence ouverte.
Les entreprises devraient également réfléchir à leurs valeurs et à leur culture, ainsi qu’aux interactions, pratiques et rituels qui favorisent cette culture. Une entreprise qui se concentre sur le développement des talents, par exemple, devrait se demander si les petits moments de mentorat qui se produisent dans un bureau peuvent se poursuivre spontanément dans un monde numérique. D’autres pratiques pourraient être reconstruites et renforcées afin que l’organisation crée et entretienne la communauté et la culture qu’elle recherche.
2. Adapter en fonction de l’employé
Au cours des deux dernières années, la concurrence pour les talents a été plus féroce que jamais. Dans le même temps, certaines nouvelles recrues sont moins disposées que par le passé à s’installer sur le site de leur employeur. Lorsque les entreprises reconsidèrent leur mode de travail et identifient ce qui peut être fait à distance, elles peuvent prendre des décisions sur les rôles qui doivent être assumés en personne, et dans quelle mesure. Les rôles peuvent être reclassés en segments d’employés en tenant compte de la valeur que le travail à distance pourrait apporter :
- totalement à distance
- à distance et parfois en présentiel
- toujours en présentiel
3. Repenser le lieu de travail en fonction des priorités
Nous avons tous une idée de ce à quoi ressemble un bureau typique. Peu de bureaux ont été conçus intentionnellement pour soutenir des priorités organisationnelles spécifiques. Bien que les bureaux aient changé à certains égards au cours de la dernière décennie, il est peut-être nécessaire de les repenser et de les transformer entièrement pour un monde post-COVID-19.
Les entreprises pourraient créer des espaces de travail spécialement conçus pour soutenir les types d’interactions qui ne peuvent se produire à distance. Si l’objectif premier de l’espace d’une entreprise est d’accueillir des moments spécifiques de collaboration plutôt que de travail individuel, par exemple, 80 % des bureaux devraient-ils être consacrés à des salles de collaboration ? Les entreprises doivent-elles demander à tous les employés qui travaillent à leur bureau, et qui doivent rarement assister à des réunions de groupe, de travailler à domicile ? Si les bureaux ne sont nécessaires que pour ceux qui ne peuvent pas le faire, les espaces de travail proches du lieu de résidence des employés sont-ils une meilleure solution ?
Dans le bureau du futur, la technologie jouera un rôle central pour permettre aux employés de retourner dans les bureaux et de travailler en toute sécurité. Les entreprises devront gérer quels employés peuvent venir au bureau, quand ils peuvent entrer et prendre leur place, à quelle fréquence le bureau est nettoyé, si la circulation de l’air est suffisante et s’ils restent suffisamment éloignés les uns des autres lorsqu’ils se déplacent dans l’espace.
Pour maintenir la productivité, la collaboration et l’apprentissage et pour préserver la culture d’entreprise, les frontières entre le fait d’être physiquement au bureau et hors du bureau doivent s’effacer. La visioconférence au bureau ne peut plus se résumer à un groupe de personnes qui se regardent autour d’une table tandis que d’autres les regardent depuis un écran sur le côté, sans pouvoir participer efficacement. La vidéoconférence permanente, les espaces de collaboration en personne et à distance et les modèles de collaboration et de travail asynchrones passeront rapidement du statut d’idées futuristes à celui de pratique courante.
4. S’adapter au changement
Une approche transformationnelle de la réinvention des bureaux sera nécessaire. Au lieu d’ajuster progressivement l’empreinte existante, les entreprises doivent jeter un regard neuf sur la quantité et l’emplacement de l’espace nécessaire et sur la manière dont il favorise les résultats souhaités en matière de collaboration, de productivité, de culture et d’expérience professionnelle. Ce type d’approche implique également de s’interroger sur l’emplacement des bureaux. Certaines entreprises continueront à les installer dans les grandes villes, que beaucoup considèrent comme essentielles pour attirer les jeunes talents et créer un sentiment de connexion et d’énergie. D’autres pourraient abandonner les sièges sociaux des grandes villes pour les banlieues.
Dans tous les cas, la transformation à venir fera appel à un panel de solutions d’espaces de travail : centres d’affaires (comme ceux de TBC à Bordeaux), baux standards et baux flexibles, espaces de coworking et travail à distance, etc.
Ces changements peuvent non seulement améliorer la façon dont le travail est effectué, mais aussi entraîner des économies. Le loyer, les coûts d’investissement, le fonctionnement des installations, l’entretien et la gestion font de l’immobilier la catégorie de coûts la plus importante en dehors de la rémunération pour de nombreuses entreprises.
Suivez maintenant sur ce lien comment travailler en bureau partagé lorsqu’on est avocat.